E-korespondencja to jedna z usług e-urzędu skarbowego. Mogą z niej korzystać zarówno osoby fizyczne jak i organizacje komercyjne i niekomercyjne, w tym spółki prawa handlowego i spółki osobowe, stowarzyszenia, fundacje, spółdzielnie czy grupy kapitałowe.
Usługa e-korespondencji zapewnia stały i nieograniczony dostęp do korespondencji dotyczącej spraw podatkowych zarówno w kraju jak i za granicą. Za jej pomocą można wysyłać i odbierać m.in. pisma w sprawach ogólnych, zaświadczenia, wnioski i zawiadomienia.
Wszystkie dokumenty i zaświadczenia są wysyłane bezpłatnie i natychmiastowo. W e-Urzędzie Skarbowym około 70% zaświadczeń jest wydawane automatycznie, w ciągu zaledwie kilkudziesięciu sekund.
Skutki doręczenia e-korespondencji
Aby wysyłać i odbierać pisma i dokumenty elektronicznie, należy wyrazić zgodę na e-Korespondencję. Trzeba w tym celu zalogować się do serwisu e-Urząd Skarbowy, przejść do zakładki „Ustawienia”, wybrać opcję „Zgody i powiadomienia”, a następnie zaznaczyć pole wyboru i zaakceptować zgodę na e-Korespondencję.
Bardzo ważne jest, żeby zaznaczyć też zgodę na otrzymywanie smsem i e-mailem powiadomień o otrzymaniu dokumentu. Dzięki temu nie trzeba będzie sprawdzać konta w e-US w oczekiwaniu na korespondencję. Jeśli zostanie ona wysłana, odbiorca zostanie o tym natychmiast powiadomiony.
Jest to o tyle istotne, ponieważ e-Korespondencja w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) spełnia tę samą funkcję co poczta tradycyjna. Jest to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Jeśli na konto w e-Urzędzie Skarbowym trafi korespondencja to - podobnie jak w przypadku listu papierowego - zostanie ona uznana za doręczoną po upływie 14 dni.
Konto organizacji
Konto organizacji w e-Urzędzie Skarbowym to konto przypisane konkretnej jednostce organizacyjnej, bez względu na jej formę prawną, np.:
- spółce kapitałowej lub osobowej,
- stowarzyszeniu,
- fundacji,
- spółdzielni,
- grupie kapitałowej,
- innej jednostce organizacyjnej.
Organizacja musi posiadać identyfikator podatkowy NIP.
Konto nie dotyczy organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy, a także kancelarii.
Wnioskowanie o przyznanie dostępu do konta organizacji
Dostęp do konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym zostanie przyznany osobie fizycznej, posiadającej PESEL:
- na podstawie wniosku złożonego przez organizację do naczelnika urzędu skarbowego, właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników. Wniosek powinny podpisać osoby uprawnione do reprezentacji organizacji lub pełnomocnik ogólny.
- za pośrednictwem usługi na koncie organizacji w e-US, dostępnej dla użytkownika konta organizacji z dostępem rozszerzonym.
Wniosek o przyznanie dostępu do konta organizacji musi zawierać:
- pełną nazwę, NIP i adres siedziby organizacji,
- pierwsze imię, nazwisko i PESEL osoby fizycznej, której e-urząd ma udzielić dostępu,
- informację o zakresie uprawnień dla użytkownika (dostęp podstawowy lub rozszerzony).
Dostęp do konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym działa od momentu zarejestrowania wniosku o przyznanie tego dostępu.
Zmiana rodzaju dostępu następuje poprzez złożenie aktualizacji wniosku o przyznanie dostępu do konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym.
Niżej znajduje się link do wniosku o przyznanie dostępu odebranie dostępu do konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym (PDF, 597KB)
Gdzie złożyć wniosek
Wniosek o przyznanie lub odebranie dostępu należy złożyć w urzędzie skarbowym, właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników dla organizacji.
Jak złożyć wniosek
Wniosek w formie elektronicznej należy przesłać za pośrednictwem:
- serwisu e-Urząd Skarbowy,
- e-PUAP.
Wniosek w formie papierowej można dostarczyć do urzędu skarbowego osobiście lub korzystając z operatora pocztowego.
Rodzaje dostępu do konta organizacji
Do konta organizacji będą miały dostęp osoby upoważnione, czyli użytkownicy konta organizacji (UKO) – osoby fizyczne, posiadające PESEL.
Są dwa rodzaje dostępu do konta organizacji:
a) UKO z dostępem podstawowym,
b) UKO z dostępem rozszerzonym.
Użytkownik z dostępem podstawowym może wykonywać wszystkie czynności w e-Urzędzie Skarbowym.
Użytkownik z dostępem rozszerzonym może wykonywać wszystkie czynności w e-Urzędzie Skarbowym oraz dodatkowo nadawać i odbierać innym użytkownikom dostęp do konta organizacji za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego.
Użytkownik konta organizacji (zarówno z dostępem podstawowym, jak i rozszerzonym) może w szczególności:
- wyrażać i cofać zgodę na doręczanie pism na konto w e-Urzędzie Skarbowym,
- odbierać pisma doręczane przez organy Krajowej Administracji Skarbowej na konto organizacji w e-Urzędzie Skarbowym,
- składać pisma, wnioski, zawiadomienia,
- przeglądać dane rejestracyjne oraz dokumenty.
Pełnomocnik ogólny, który nie jest jednocześnie użytkownikiem konta organizacji, nie ma dostępu do konta tej organizacji w e-Urzędzie Skarbowym.
Odebranie dostępu do konta organizacji
Odebranie dostępu do konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym osobie fizycznej nastąpi na podstawie:
- aktualizacji wniosku złożonego do naczelnika urzędu skarbowego, właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników. Wniosek powinny podpisać osoby uprawnione do reprezentacji organizacji;
- za pośrednictwem usługi na koncie organizacji w e-US, dostępnej dla użytkownika konta organizacji (UKO) z dostępem rozszerzonym.
Konto organizacji jest aktywne w e-Urzędzie Skarbowym do momentu, w którym organizacja utraci byt prawny.
Wniosek o odebranie dostępu do konta organizacji powinien zawierać:
- pełną nazwę, NIP i adres siedziby organizacji, której dotyczy wniosek,
- pierwsze imię, nazwisko i PESEL osoby fizycznej, której dostęp mamy odebrać,
- dyspozycję odebrania uprawnień użytkownikowi do konta organizacji.
Odebranie dostępu do konta organizacji jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy po tej czynności nadal pozostanie minimum jeden aktywny użytkownik. W przypadkach losowych np. śmierci jedynego wyznaczonego użytkownika, organizacja musi niezwłocznie wyznaczyć innego użytkownika konta organizacji.
Konsekwencje przyznania dostępu do konta organizacji
Pamiętaj, że przyznając dostęp osobie fizycznej do konta organizacji:
- udostępniasz informacje o organizacji, które znajdują się na jej koncie w e-Urzędzie Skarbowym,
- umożliwiasz działanie w imieniu organizacji.
Ważne
Czynności, które na koncie organizacji w e-Urzędzie Skarbowym podejmuje użytkownik, administracja podatkowa uznaje za czynności podejmowane przez tę organizację.
Stąd konieczność zachowania odpowiedniej staranności przy nadawaniu uprawnień.
Źródło: materiały informacyjne MF
Redakcja podatki.biz